Portal de stock para clientes de transporte

Cuando el stock solo lo ve el almacén

El Excel del almacén lleva bien las cuentas, pero solo las ve quien lo apunta. Un cliente que quiere saber cuánto le queda, qué ha entrado o dónde está su albarán tiene que llamar y esperar a que alguien lo mire por él. Y un albarán que se pierde entre el papel y el correo obliga a repetir la búsqueda desde cero, para vosotros y para él.

Lo que cuesta cada llamada que no hace falta

Cada una de esas llamadas interrumpe a alguien de tu equipo que estaba haciendo otra cosa, y el cliente tiene que esperar a que esa persona esté libre para atenderle. Ninguna de las dos partes gana tiempo con eso. Un cliente que consulta su stock él mismo, a la hora que le convenga, no depende de que nadie descuelgue el teléfono.

La alternativa a comprar un ERP nuevo

Pasar a un ERP para resolver esto es cambiar de programa entero por un problema concreto, y casi nunca compensa cuando lo que hace falta es dar acceso a lo que ya está en el Excel. Un portal propio se monta por fuera, como una capa encima de lo que ya usáis: el almacén sigue apuntando donde siempre, y nadie tiene que aprender un programa nuevo.

Cómo funciona, paso a paso

1. Sube el Excel del almacén. El portal vuelve a leerlo cada 10 minutos, así que cada cliente ve lo último que se ha subido completo, no un archivo a medias.
2. Separa lo de cada cliente. Cada cliente tiene su propio cuaderno y su propia forma de apuntar; el portal entiende cada formato: fechas, albaranes, destinatarios y cantidades.
3. Cada cliente entra y ve lo suyo. Con su usuario, desde el móvil: su stock, sus entradas, sus salidas y el seguimiento del albarán si el Excel lo apunta. Y lo puede descargar en un Excel, para no copiarlo a mano.
4. Si necesita algo, lo deja escrito. Sin llamadas. Lo atiende una persona de tu equipo, y el cliente ve en qué estado está su petición.

Un caso real, en producción

Este sistema funciona hoy con los clientes reales de una empresa de logística. El portal relee el Excel del almacén cada 10 minutos. Cada cliente ve solo lo suyo y ningún precio ni tarifa de la empresa: en una revisión del 22 de septiembre de 2026 se comprobaron, una por una, las diez direcciones que devuelven datos, y las cinco de cinco formas que se probaron de intentar ver lo de otro cliente quedaron rechazadas. Cada noche se hace una copia de seguridad, con las 30 últimas guardadas, y cada semana otra fuera del servidor.

Lo que el Excel no dice, no se inventa

Cuando se puso en marcha, la primera lectura encontró 21 salidas con fecha pero sin cantidad. En vez de ponerles un cero (que diría que no salió nada, y sería falso) se miraron una a una: la cantidad estaba apuntada una casilla a la izquierda de donde tocaba. Con eso resuelto, hoy no queda ninguna apartada. Y si un cliente no apunta el número de albarán, el portal lo explica en pantalla en vez de inventarse un seguimiento que no existe: solo cuenta como incidencia lo que el propio Excel marca como tal, para que un cliente no reciba un aviso sobre su mercancía cuando no lo hay.

Cuándo tiene sentido, y cuándo no todavía

Si el Excel de tu almacén ya te sirve para llevar las cuentas, pero tus clientes no tienen ninguna forma de mirarlo, este portal resuelve exactamente eso sin tocar lo que ya funciona. Si en cambio el propio Excel se os está quedando corto (varias personas editándolo a la vez, fórmulas que se rompen, ninguna copia de seguridad), esa es una conversación distinta: antes de montar un portal encima, conviene arreglar la base.

Lo que sigue siendo tuyo

El stock lo sigue mandando el Excel del almacén: una sola fuente de verdad, sin apuntar nada dos veces. Las peticiones las sigue atendiendo una persona de tu equipo, así que el trato con el cliente sigue siendo el vuestro. El portal solo enseña lo que el Excel ya apunta; si en algún momento queréis ver algo más, basta con empezar a apuntarlo.

Fold, para lo que el portal no enseña todavía

Además del portal, tu equipo puede preguntarle directamente a Fold, el asistente de Fold Burnao: «¿cuánto stock le queda a este cliente?», «¿qué tarifa aplica a esta ruta?». Fold contesta con vuestros propios datos, no con ejemplos, y si algo no está claro, lo dice en vez de inventar una respuesta. Empieza con un plan gratis, de 2 preguntas al día y hasta 10 a la semana.

Cómo se cuidan los datos mientras tanto

Las contraseñas de acceso no se guardan en claro, y cada cliente solo puede entrar a lo suyo: quién ha entrado y cuándo lo veis solo vosotros. El portal vive en un servidor propio, vigilado de forma automática, y se recupera solo si algo se cae, sin que nadie tenga que tocar nada a medianoche.

Para qué negocios de transporte y almacén funciona esto

Sirve para cualquier negocio que ya lleve su stock o sus movimientos en un Excel y quiera que sus clientes vean lo suyo sin llamar: transporte, distribución, almacenes que reparten para terceros. No hace falta ningún programa nuevo de por medio, solo el Excel que ya usáis hoy.

Qué necesito de ti para montarlo

Un ejemplo de los ficheros que ya usáis y la lista de clientes que entrarían. Lo pongo en marcha en un servidor propio, con copias de seguridad y vigilado, y tus clientes lo usan desde el primer día sin que tú tengas que estar pendiente.

Preguntas frecuentes

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