Automatización para gestorías: facturas, extractos y a3asesor sin teclear
Si en tu gestoría todavía se teclea cada factura y cada línea de cada extracto bancario, hay una forma de leerlos con inteligencia artificial y dejarlos listos para a3asesor, sin cambiar de programa.
Lo que se teclea cada día en una gestoría
Cada empresa de la cartera trae sus facturas y su extracto del banco, y alguien tiene que pasar cada línea a a3asesor a mano.
Una factura escaneada, un extracto de varias páginas, un sello encima del total: cada documento tiene su forma de complicar el trabajo, y detrás hay una persona tecleando importes, fechas y conceptos que ya estaban escritos en el papel. Cuando llega el cierre del mes, esas horas se notan.
La conciliación bancaria es la parte que más se repite: comprobar que cada movimiento del extracto cuadra con lo que ya hay en la contabilidad, línea a línea, hasta que todo encaja.
Lo que se gana al dejar de teclear
Las horas que hoy se van en copiar datos que ya están en el papel se pueden dedicar a lo que de verdad pide criterio: asesorar al cliente.
Un importe mal copiado se cuela fácil entre cien facturas, y encontrarlo después cuesta más que teclearlo bien la primera vez. Automatizar la lectura no cambia lo que hace tu gestoría: quita de en medio la parte mecánica, para que el tiempo de las personas vaya a donde más se nota.
Cómo se monta, sin tocar a3asesor
El mismo sistema que ya funciona con una gestoría real, explicado paso a paso.
Entra el documento
Cada empresa y cada tipo de papel (facturas emitidas, recibidas o extractos) tiene su carpeta, para que se sepa siempre de quién es cada uno.
Se lee
La inteligencia artificial lee el documento página a página, endereza el escaneo si hace falta y saca fechas, importes y conceptos.
Se comprueba
Que la base y el IVA sumen el total, que la factura no esté ya registrada, y que los saldos del extracto encadenen de un movimiento al siguiente.
Sale el fichero
SUENLACE.DAT para las facturas y Norma 43 para a3asesor Bank. El fichero queda preparado y lo importáis vosotros, cuando queráis.
Cómo medir cuánto tecleáis hoy, con vuestros propios números
Lo dudoso se aparta, nunca se cuela
Es contabilidad de vuestros clientes, así que cada importe llega comprobado o no llega.
Un escaneo poco legible, una retención de IRPF, una factura que parece repetida: cada uno de esos casos se aparta a «revisar a mano» con el motivo escrito, y lo resolvéis en un minuto. Nada de esto exige compartir las contraseñas de a3asesor: el fichero se queda preparado y sois vosotros quienes lo importáis.
Fold, para cuando alguien de tu equipo pregunta
Fold, el asistente de Fold Burnao, contesta con los datos de tu propia gestoría, no con los míos.
Subes tus tarifas, tus plazos o el cuaderno de siempre, y tu equipo le pregunta desde el móvil: «¿qué documentos faltan de esta empresa?», «¿cuál es el plazo de este trámite?». Si algo no está claro, lo dice, en vez de inventarse una respuesta. Empieza con el plan gratis (2 preguntas al día, hasta 10 a la semana); en su página ves sus planes y lo que sabe hacer hoy.
Y si lo que buscas es que lo repetitivo funcione solo, en la ficha de cada servicio ves qué necesito para ponerlo en marcha.
Preguntas de gestorías
¿Qué es SUENLACE.DAT?
El fichero que a3asesor espera para importar facturas sin teclearlas una a una. El sistema lo genera con los datos ya comprobados de cada factura, y lo importáis vosotros cuando queráis.
¿Qué es la Norma 43 y para qué sirve?
El formato estándar con el que los bancos entregan sus movimientos, y el que lee a3asesor Bank para conciliar la cuenta. El sistema prepara ese fichero a partir del extracto escaneado, con los saldos ya comprobados uno detrás de otro.
¿Tengo que darte las contraseñas de a3asesor?
No. El fichero queda preparado y lo importáis vosotros dentro de vuestro propio a3asesor: vuestra contabilidad se queda en vuestras manos en todo momento.
¿Tu gestoría también teclea cada factura?
Por 5 €, un diagnóstico por escrito de lo que se puede automatizar en tu gestoría, y 30 minutos para repasarlo.
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