Un extracto bancario de 6 páginas y una factura, leídos y comprobados en 43,6 segundos. Así lo monté para una gestoría concreta, con sus documentos de verdad: el problema, la solución y los resultados medidos.
Cada factura de cada empresa de su cartera, y cada movimiento de cada extracto del banco, se tecleaba a mano en a3asesor.
Máxima fiabilidad: es contabilidad de sus clientes, así que cada importe tenía que llegar comprobado y a la empresa que le toca.
Su programa. Siguen con a3asesor, como siempre: nadie ha tenido que aprender nada nuevo.
Cuatro pasos, y cada uno comprueba el trabajo del anterior: solo avanza lo que está bien.
Cada saldo tiene que ser el anterior más el importe. El que no encadena, se aparta.
Cada empresa y cada tipo de documento (facturas emitidas, recibidas o extractos) tiene su propio destino, para que se sepa siempre de quién es cada papel.
La inteligencia artificial lee el documento página a página. Si una página está girada, la endereza antes de leerla.
Que la base y el IVA sumen el total, que la factura no esté ya registrada y, en los extractos, que los saldos encadenen de un movimiento al siguiente.
SUENLACE.DAT para las facturas y Norma 43 para a3asesor Bank. La gestoría mantiene el control: el fichero queda preparado y lo importa cuando quiere, sin dar acceso a su programa.
Nada dudoso se da por bueno: se aparta a «revisar a mano» con el motivo escrito, y la gestoría lo resuelve en un minuto.
Un sello encima del total, un escaneo torcido o muy claro. El motivo dice qué hacer, y casi siempre basta con volver a escanear.
Retenciones de IRPF y facturas con varios tipos de IVA: se leen bien, pero a qué cuenta va cada cosa lo decide la gestoría. En cuanto queda configurado, pasan solas.
Detectado antes de llegar a la contabilidad: las líneas no suman el total, o esa factura ya estaba registrada. Lo decide una persona, con el motivo delante.
Medidos con documentos reales de la gestoría, no con ejemplos.
Funcionando con documentos reales, en su prueba supervisada: cada fichero se revisa antes de importarlo. Pasa a producción en cuanto queda cerrada la configuración de cada empresa.
Teclear facturas se come las horas que podríais dedicar a asesorar, y cada importe que se teclea es una ocasión de equivocarse. Lo que funciona aquí se adapta a otra gestoría que use a3asesor, y la parte difícil (leer, comprobar y preparar los ficheros) ya está hecha y probada con documentos reales.
Solo hace falta, de cada empresa, su código y sus cuentas en el programa, y unos documentos reales para la prueba. No hacen falta contraseñas de a3asesor: vuestra contabilidad queda en vuestras manos. Te lo monto yo, lo ajusto con tus documentos y me ocupo de que siga funcionando.
Por 5 €, un diagnóstico por escrito de lo que se puede automatizar en tu gestoría, y 30 minutos para repasarlo.
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