Cuánto tiempo pierde tu gestoría tecleando facturas
Una gestoría que teclea facturas y extractos a mano tiene un coste en horas que casi nunca se mide, porque se reparte entre otras tareas del día. Este artículo explica cómo calcularlo con tus propios números y qué parte de ese trabajo ya funciona automatizada sin cambiar de a3asesor, con el caso real de una gestoría: 43,6 segundos para leer un extracto de 6 páginas y una factura, con 75 de 77 líneas cuadrando solas.
27 de septiembre de 2026 · David Burnao
El teclear que no aparece en ningún parte de horas
Cada mes llegan las facturas de las empresas de tu cartera, y detrás de cada una hay alguien copiando importes, fechas y conceptos que ya estaban escritos en el papel. Lo mismo pasa con los extractos del banco: movimiento a movimiento, hasta que todo cuadra con la contabilidad. Es un trabajo necesario y se hace bien, pero casi nunca se apunta en ningún sitio como «teclear facturas»: se reparte entre otras tareas del día, y por eso cuesta verlo de un vistazo cuando llega el cierre del mes.
Cómo medirlo en tu propia gestoría
No hace falta ninguna herramienta para saber cuánto os cuesta esto hoy. Basta con cronometrar:
- Coge diez facturas de un día normal y cronometra cuánto tarda alguien en teclearlas en a3asesor, desde que abre el escaneo hasta que queda registrada.
- Haz lo mismo con una página de un extracto bancario: cuánto se tarda en comprobar que cada movimiento cuadra con lo que ya hay en la contabilidad.
- Multiplica esos dos tiempos por las facturas y las páginas de extracto que gestionáis en un mes normal, y súmalos.
El número que te va a salir es el vuestro, no uno genérico: depende de cuántas empresas lleváis, de cuántos proveedores tiene cada una y de cómo de ordenados llegan los documentos. Nadie puede decirte de antemano cuánto es «mucho» en tu caso; lo que sí se puede enseñar es lo que pasa cuando esa misma tarea se automatiza, con un caso real y medido.
La conciliación bancaria es la parte que más pesa
De todo lo que se teclea, la conciliación bancaria es lo que más se repite: comprobar que cada movimiento del extracto coincide con lo que ya hay en la contabilidad, línea a línea, hasta que todo encaja. Es también la parte donde un extracto de varias páginas, con saldos que tienen que encadenar de un movimiento al siguiente, se presta más a un despiste. Por eso el sistema comprueba esa cadena de saldos antes de dar nada por bueno: lo que no encaja se aparta, no se fuerza a cuadrar.
Qué parte se puede automatizar sin cambiar de a3asesor
La lectura de facturas y extractos se puede sacar del teclado sin tocar el programa donde ya lleváis la contabilidad. Así es como funciona:
- Entra el documento. Cada empresa y cada tipo de papel (facturas emitidas, recibidas o extractos) tiene su propio destino, para que se sepa siempre de quién es cada uno.
- Se lee. La inteligencia artificial lee el documento página a página y endereza el escaneo si hace falta.
- Se comprueba. Que la base y el IVA sumen el total, que la factura no esté ya registrada y que los saldos del extracto encadenen de un movimiento al siguiente.
- Sale el fichero. SUENLACE.DAT para las facturas y Norma 43 para a3asesor Bank. El fichero queda preparado y lo importáis vosotros, cuando queráis.
Un caso real, medido
Esto no es una previsión sobre el papel. Está funcionando con documentos reales de una gestoría, en su prueba supervisada: cada fichero se revisa antes de importarlo, y pasa a producción en cuanto queda cerrada la configuración de cada empresa. El 17 de septiembre de 2026, un extracto bancario real de 6 páginas y una factura se leyeron y comprobaron en 43,6 segundos, y 75 de las 77 líneas del extracto cuadraron al céntimo sin que nadie las tocara a mano. Leer cada documento cuesta 0,0082 $, medido en septiembre de 2026 con documentos reales de esa gestoría.
Lo dudoso se aparta para revisarlo
Un escaneo con un sello encima del total, una retención de IRPF, una factura que parece repetida: cada uno de esos casos se aparta a «revisar a mano» con el motivo escrito, y la gestoría lo resuelve en un minuto. Es contabilidad de vuestros clientes, así que cada importe llega comprobado o no llega.
Qué gana tu gestoría, y qué sigue siendo tuyo
Automatizar la lectura no cambia lo que hace tu gestoría: quita de en medio la parte mecánica, para que el tiempo de las personas vaya a donde más se nota, que es asesorar al cliente. Un importe mal copiado se cuela fácil entre cien facturas, y encontrarlo después cuesta más que teclearlo bien la primera vez.
Seguís con a3asesor, como siempre: nadie tiene que aprender un programa nuevo. Y no hacen falta vuestras contraseñas: el fichero queda preparado y sois vosotros quienes lo importáis. Vuestra contabilidad se queda en vuestras manos en todo momento.
Para qué gestorías funciona esto
Lo que está funcionando hoy está construido sobre a3asesor: la parte de leer, comprobar y preparar los ficheros ya está hecha y probada con documentos reales, y se adapta a cualquier otra gestoría que use el mismo programa. Si vuestra gestoría lleva la contabilidad en otro sistema, la lectura y la comprobación siguen sirviendo; lo que cambia es el formato del fichero de salida, y eso se mira caso por caso en el diagnóstico.
Qué necesito de ti para verlo con tu gestoría
De cada empresa de tu cartera, su código y sus cuentas en a3asesor, y unos documentos reales para probarlo: no vale con ejemplos inventados, porque el sistema tiene que leer los papeles tal y como os llegan, con sus sellos y sus escaneos torcidos incluidos.
Y si tu equipo tiene una duda puntual
«¿Qué documentos faltan de esta empresa?», «¿cuál es el plazo de este trámite?»: para preguntas así, sobre vuestros propios datos, está Fold, el asistente de Fold Burnao. Contesta con vuestra información, y si no la tiene, lo dice en vez de inventar una respuesta. Empieza con un plan gratis, de 2 preguntas al día y hasta 10 a la semana.
Preguntas frecuentes
¿Qué es SUENLACE.DAT?
El fichero que a3asesor espera para importar facturas sin teclearlas una a una. El sistema lo genera con los datos ya comprobados de cada factura, y lo importáis vosotros cuando queráis.
¿Qué es la Norma 43 y para qué sirve?
El formato estándar con el que los bancos entregan sus movimientos, y el que lee a3asesor Bank para conciliar la cuenta. El sistema prepara ese fichero a partir del extracto escaneado, con los saldos ya comprobados uno detrás de otro.
¿Tengo que darte las contraseñas de a3asesor?
No. El fichero queda preparado y lo importáis vosotros dentro de vuestro propio a3asesor: vuestra contabilidad se queda en vuestras manos en todo momento.
¿Cuánto cuesta automatizar esto en mi gestoría?
Se presupuesta después de un diagnóstico por escrito de 5 €, que tiene en cuenta cuántas empresas lleváis y qué volumen de documentos gestionáis. En la reunión de 30 minutos que va con el diagnóstico se repasa contigo.
Sigue leyendo
¿Lo vemos con tu negocio delante?
¿Tu gestoría también teclea cada factura? Por 5 € tienes un diagnóstico por escrito de lo que se puede automatizar, y 30 minutos conmigo para repasarlo.
Pedir mi diagnóstico