¿Qué automatizaciones tiene mi Fold instalado y cómo las pongo en marcha?

Automatizaciones: lo que Fold ya hace solo

En Más › Automatizaciones ves, para cada una, si está en marcha, cuándo se hizo por última vez y cómo acabó (Hecho, Sin novedades, Ha fallado, Apagada). Son estas, según tu plan. Cuatro van de serie en todos los planes de pago (no se eligen ni cuentan en tu cupo): el resumen de la mañana, leer tu carpeta, buscar propuestas y la copia de seguridad.

• El resumen de cada mañana (de serie): prepara para cada persona sus citas, lo que vence y lo que tiene pendiente.
• Tu resumen semanal: los lunes a las 8:00 (hora peninsular española), la semana pasada comparada con la anterior, con los ingresos, los gastos y los avisos nuevos. Va de serie en Business y en Scale; en Core lo puedes elegir entre tus pequeñas. Muy pronto: «lo que viene» (vencimientos, agenda y pendientes) y elegir el día y la hora.
• Leer tu carpeta de archivos (de serie): lee los Excel que han cambiado. Solo lee.
• Leer las facturas y albaranes que llegan: te los deja listos para revisar (solo si está puesta en marcha para tu empresa).
• Buscar qué proponerte (de serie): repasa tus vencimientos y deja propuestas en «Para tu visto bueno».
• Cobros pendientes, vencidos y posibles duplicados: revisa una vez al día, porque una factura puede vencer aunque tu archivo no cambie, y también cuando Fold lee un cambio en tu carpeta; te deja el aviso dentro de Fold. No escribe a nadie. Un aviso que ya te dio no se repite en cada revisión. Además te da el resumen por cliente: lo que te debe de verdad cada uno (descontando cobros parciales y abonos), cuántas facturas y cuántos días lleva lo más antiguo; lo dudoso va aparte, sin sumarlo. Es una de las pequeñas del catálogo, ocupa una sola plaza y viene elegida de partida. Muy pronto: elegir el día y la hora.
• La copia de seguridad (de serie): guarda una copia de tus datos en este ordenador. Esta no se apaga.

El propietario las enciende y las apaga; los administradores ven cómo van. Si una falla, Fold lo vuelve a intentar solo y lo ves el primero, con el motivo. Si sigue así, avisa a Fold Burnao. En este ordenador no sale ningún correo: lo que Fold prepara lo ves al abrir Fold.

Elegir automatizaciones

En Más › Elegir automatizaciones ves tu plan, lo que ya tienes y lo que puedes añadir. De las pequeñas, cuatro van de serie y otras las eliges tú del catálogo: 5 en Core, 10 en Business (de las que no lleva de serie) y todas en Scale. Las que aún no están hechas salen «Muy pronto», abajo y sin botón, y no se pueden elegir. El orden de la lista y el puesto («3.ª más usada») se mueven según cuántas empresas las usan, sin decir nunca cuáles, y solo cuando hay al menos 10 empresas usándolas. Las medianas las eliges tú del catálogo, hasta las que incluya tu plan: 1 en Core, 3 en Business y sin tope en Scale (Gratis no trae ninguna). Quitar una libera su hueco; si bajas de plan, las que no caben se pausan sin borrarse. Solo el propietario elige y quita. Las tarjetas de «Cobros pendientes, vencidos y posibles duplicados» y de «Pagos a proveedores», si las tienes, llevan un botón para verlas: «Ver cobros por cliente» (con «Preparar recordatorio», que abre el borrador de «Reclamar lo vencido» con ese cliente) y «Ver lo que vence». «Pagos a proveedores» te enseña lo que vence con tus proveedores en los próximos 7 días o en la semana natural (lo eliges), lo vencido antes con saldo pendiente, las domiciliadas (cargo previsto; pago no confirmado), las que tienen datos incompletos y las que conviene revisar antes de pagar. Fold no paga, no programa transferencias y no toca tu banco.

Reclamar lo vencido: la mediana de Core

Al elegir «Reclamar lo vencido» verás «Elegida. Sigue apagada hasta que la enciendas en «Flujos por pasos».»: elegirla no la enciende. La enciende el propietario en «Flujos por pasos». Desde entonces, Fold repasa tus facturas vencidas y sin cobrar, prepara el borrador del recordatorio de cada cliente y lo deja en «Para tu visto bueno». Si das el visto bueno, el borrador se guarda en este ordenador, en la carpeta «Borradores de Fold», para que lo envíes tú. Fold no envía nada: ni correos ni mensajes. Una factura sin cliente o ya cobrada no se propone, y si los datos cambian después de preparar el borrador, ese visto bueno ya no vale. Mientras está encendida, la regla de cobros vencidos de «Automatizaciones en este ordenador» queda en pausa, para que no recibas dos propuestas del mismo cliente; vuelve sola si la apagas.

Otras tres tienen versión en este ordenador: Avisos automáticos, Recordatorio de ITV y mantenimientos y Aviso de stock bajo. Al elegirlas verás «Ya funciona en este ordenador. Ponla en marcha en Más › Automatizaciones en este ordenador.» Las demás quedan «Pendiente de activar por Fold Burnao». El recordatorio de cita y las reseñas de Google aparecen como «Previsto», sin botón para elegirlas: en este ordenador Fold no envía nada a tus clientes. Si necesitas algo que no está en el catálogo, «Reservar una reunión» lo estudia contigo.

Automatizaciones en este ordenador: las reglas

Fold vigila tus archivos confirmados y, cuando algo cumple la condición, te lo propone en «Para tu visto bueno». No se envía nada ni se cambia tu Excel. Con «Poner en marcha una» eliges qué vigilar, qué archivo y pestaña, qué columna y cuándo cuenta una fila (texto igual a, número menor o mayor que, o una fecha que vence en tantos días); pones la primera vez y cada cuántos minutos se repite; pulsas «Ver qué filas salen» para ver las filas reales; y confirmas.

En «Tus reglas» puedes pausarlas y reanudarlas. En «Lo que ha corrido» ves cada vuelta: Esperando tu visto bueno, Revisada, Rechazada, Caducada o «No salió ninguna fila». Si una regla saca más de 15 filas, Fold te pide que afines la condición. Si «Para tu visto bueno» está llena, la regla se pone al día cuando la revises. Una regla no repite una tarjeta idéntica, y la que rechazas no vuelve. Si el ordenador está apagado a la hora de una regla, al encender Fold se pone al día una sola vez y te dice qué veces se perdieron. Si Fold no puede leer el archivo (por ejemplo, porque le cambiaste el nombre a la pestaña), te lo dice en la portada y no te deja aprobar la tarjeta pendiente hasta que vuelva a comprobar.

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